マルマン株式会社 様

スケッチブックで知られるマルマンは1920年に創業した老舗文具メーカー。物流現場でのアナログな受注作業をRPAを使って自動化し、数千時間の業務効率化をするなどDX（デジタルトランスフォーメーション）に力を入れています。今回はセールスフォースを活用した業務オペレーション効率化に向けた改善についてお話を伺いました。

＜お話を伺った方＞
マルマン株式会社　営業本部営業企画部部長　野々垣 周様
マルマン株式会社　開発営業部　佐竹 有様

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商談から見積作成、納品までのオペレーションを改善

1920年の創業から今年で102年目を迎える老舗文具メーカー「マルマン」。創業者の想いが詰まった黄色と深緑がトレードマークの図案スケッチブックに加えて、ルーズリーフやバインダーなど様々な文具を製造販売を行っており、他にも一般小売（リテール）やノベルティなどのカスタマイズ製品の製造も行っています。

このカスタマイズ製品を扱っている開発部門では、当時「納品までの手間の多さ」に課題がありました。マルマンでは顧客や企業と商談を行った後、見積りを個別に作成し、指図書と呼ばれる製品仕様書を作成した後に製造し納品しています。しかし、この見積り作成がシステム化されておらず担当者の負担となっていたのです。

佐竹様：「商談管理はシステム（セールスフォース）で行っていますが、見積り作成だけ担当者が個別に行うので、アナログになるケースが多く負担になっていたと思います。」

野々垣様：「全体のフローで見れば、製造後はすべて販売管理システムで管理できるようになっていますが、その手前の見積り作成から指図書作成までの業務オペレーションがアナログになっていて納品までの時間がかかり過ぎている。そこを改善すれば全体の生産性は上がるはずだと考えていました。」

こうした課題を解決するために、すでに業務システムの一部として利用している「Salesforce（セールスフォース）」の開発、改修を行うことを決めたお二人。

Salesforceは営業活動の進捗管理やタスク管理、売上目標管理に利用するシーンが一般的でマルマンでもすでに導入、運用がされていたため、その中の改修を行うことでデータ連携もしやすく統合もできるようになると考え、Salesforceの開発保守ができる企業に声をかけることにしたそうです。

いくつかの企業から提案を受けたのち、当社（株式会社クオンツ）にて開発保守をスタート。提案から約2か月、すでに運用がされているSalesforce上で、見積り作成および管理ができる機能を開発（カスタマイズ・拡張）し、見積書の作成やPDF化してメールで送付するフローを構築。これにより見積り作成から送付までがワンストップでできるようになりました。

佐竹様：「このシステム開発・改修によって、業務上アナログになっていた見積書作成がシステムに連携され、顧客への連絡もスピーディに行えるようになり、指図書の作成も円滑になりました。」

決め手は「開発後のアフターフォローの手厚さ」

今回のSalesforce改修でポイントとなるのは、既存業務とシステムをシームレスにつなぎこむ（連携させる）ことでした。

現時点で見積り作成で使われている製品データやマスタをそのままシステム上でも使えるようにしなければ誰も活用はしないため、今の業務オペレーションのフローに合わせた開発や改修をする必要があったのです。

業務オペレーションを理解したうえでの開発、カスタマイズ実装、そして開発のアフターフォローを行ってくれる会社へ相談したい、そんな理由から野々垣氏と佐竹氏は数社の提案の中から、Salesforceの自社開発を行っている当社（株式会社クオンツ）を選んだとのことです。

野々垣様：「開発後のアフターフォローもそうですが、提案においてのコストパフォーマンスもよく、実際に依頼した後もスケジュールに沿って予定通り納品まで行っていただきました。」

佐竹様：「クオンツさんがリードしてくれたおかげで、見積り作成に必要なデータベースをつくることができました。アナログだったとはいえ、項目や費用は決まっているものが多くそれらをマスタにする必要があったので大変助かりました。」

既存オペレーションを大きく変えることなく、システムを導入するとなると、現在の運用面を踏まえて改修をする必要があります。

そして業務全体を踏まえてシステム要件として落とし込むには、開発会社側からやるべきことや必要事項を持ちかけないと開発はスムーズに進みません。

こうした開発会社側から提案ができるという点はクオンツの強みでもあります。

オペレーション改善の成果を出すには社内浸透が重要

Salesforceの改修によって、見積り作成から納品までがスムーズになったとはいっても、実際に運用をパチっと切り替えるのは難しいのではないか、どうやって活用してもらうのかという点が気になります。

佐竹様：「新しいシステムが優れていて、業務効率化になると分かっていても、日頃使い慣れている方法（アナログ管理）を選択してしまう人もいます。そのため、習慣化させる仕組みが必要です。」

こうした”習慣化された業務”を変えてもらうには教育や啓蒙が不可欠。そのため、佐竹氏が週1でレクチャーする時間を設け、社内浸透に時間を割いているとのことでした。

野々垣様：「このシステムがしっかり使いこなせるようになれば、商談後から納品までのデータがつながり、業務フローも効率化され、顧客管理も行えるようになる。だからこそ現場での浸透が非常に重要になってくる。」

開発したら終わりではなく、しっかり社内に根付くまで啓蒙を行う、これがマルマンの強さかもしれません。

DXのチャレンジを一歩ずつ

今回インタビューしたお二人に今後チャレンジしたいことを伺ったところ、

「実装された機能をしっかり使いこなし業務効率化を図ることで、より多くの企業様からの引き合いを得られるチャンスにつなげたい。まだ実装して間もないので目に見える成果はないですが、DX化にむけた1つのプロジェクトとして、一歩目を歩みだせたことは大きいです。」という胸アツなお言葉。

老舗メーカーマルマンのDXやチャレンジに今後も目が離せません。

-企業情報-
会社名 マルマン株式会社
本社 〒164-0011 東京都中野区中央2-36-12
創業 1920年（大正9年）
資本金 4900万円
社員数 227名
事業内容 スケッチブック、ノートブック、バインダー、 ルーズリーフ等の製造販売、画材用品の輸入販売
Webサイト https://www.e-maruman.co.jp/