背景

皆さんこんにちは、寺田です。

業務で作成した結合レポートにおいて、レコードへのアクセス権限があるにも関わらず、ユーザにより表示されるレコード数が異なるという事象に突き当たりました。

調べたところ、商談オブジェクトを主とするカスタムレポートタイプと標準レポートタイプでは、実行ユーザのロールにより表示されるレコードが異なるようであることが分かったため、動きを確認することにしました。

発生事象

• 商談オブジェクトを主とするカスタムレポートタイプを使用し、結合レポートを作成したところ、検索条件に「すべての商談」を選択しても、システム管理者ユーザとレポートを表示したいユーザで、商談オブジェクトブロックに表示されるレコード数が異なる
  • レポートを表示したいユーザにも、システム管理者ユーザと同じレコードを表示させたい
• レポートを表示したいユーザで該当の結合レポートを「編集」する際、プレビュー画面ではシステム管理者ユーザと同様にレコードが表示されるが、「実行」すると表示されなくなる

発生時の設定

組織の共有設定

	デフォルトの内部アクセス権	階層を使用したアクセス許可
商談	公開/参照のみ	☑

プロファイル

標準オブジェクト権限（商談オブジェクト）

	参照	作成	編集	削除	すべて表示	すべて変更
システム管理者ユーザ	☑	☑	☑	☑	☑	☑
レポート表示ユーザ	☑	☑	☑	☑	☑	☑

項目レベルセキュリティ

• システム管理者ユーザ：レポート表示項目に編集アクセス権あり
• レポート表示ユーザ：レポート表示項目に少なくとも参照アクセス権あり

ロール

システム管理者ユーザの属するロール
　├ レポート表示ユーザの属するロール
　└ 営業担当の上司用ロール
　　　└ 営業担当用ロール（＝商談所有者）

テリトリー管理

新旧問わず、使用なし

解決方法

商談オブジェクトのカスタムレポートタイプではなく、標準レポートタイプを使用する

原因

• 商談オブジェクトのカスタムレポートタイプを使用しており、商談オブジェクトの組織の共有設定が「公開/参照のみ」であることにより、ロール階層において実行ユーザと同じかそれより下のロールを持つユーザが所有する商談のみ表示されていた

• ロール階層において自分より上のロールを持つユーザによって所有されている場合、実行ユーザは階層セレクタでそのロールをクリックする必要があるが、結合レポートでは、レポートのロール階層を変更できない

• レポート編集時のプレビュー画面では、ロールの絞り込みを実施していないレコードが表示される

プレビュー時はロールでの絞り込みを実施していないデータが表示されますが、 実行すると実行ユーザのロール階層に応じた絞り込みが実施されるためプレビューとは異なる表示となります。

Salesforceサポート回答より

レポートタイプの設定によるレコード数の違いを確認する

同一プロファイルで異なるロールに属するユーザを作成し、以下を確認します。

• カスタムレポートタイプを使用した場合、ロールによってレポートに表示されるレコード数が異なること
• 標準レポートタイプを使用した場合、実行ユーザの属するロールに関わらずレコードが表示されること

環境

組織のエディション：Developer Edition

各種設定

レポートを作成して表示を確認する前に、各種アクセス権限に関わる設定を行います。

組織の共有設定

	デフォルトの内部アクセス権	階層を使用したアクセス許可
商談	公開/参照のみ	☑

商談共有ルール

何も設定しません。

ロール

以下のロール階層を作成します。

最上位ロール（システム管理者やマネージャを想定）
　├ レポート表示ユーザ用ロール（営業担当とは異なる部署を想定）
　└ 商談所有者の上司用ロール
　　└ 商談所有者ユーザ用ロール（営業担当を想定）

テリトリー管理

使用しません。

プロファイル

デフォルトの「システム管理者」プロファイルを使用します。

• 標準オブジェクト権限について、商談などのレポート使用オブジェクトに以下権限があります。
  • 参照、作成、編集、削除
  • （設定できるものは）すべての編集、すべての変更
• 項目レベルセキュリティについて、レポート表示項目に少なくとも参照アクセス権があります。
• 結合レポート作成に使用するため、注文オブジェクトの「商談」項目に参照アクセス権を付与します。

ユーザ

以下のようにユーザを作成します。
システム管理者については、デフォルトのシステム管理者ユーザにロールを設定します。

	プロファイル	ロール
システム管理者ユーザ	システム管理者	最上位ロール
レポート表示ユーザ	システム管理者	レポート表示ユーザ用ロール

レコードの作成

レポート表示用に、商談オブジェクトのレコードをいくつか作成します。
商談所有者は、以下いずれかとします。

• 商談所有者の上司用ロールに属するユーザ
• 商談所有者ユーザ用ロールに属するユーザ

また、カスタムレポートタイプ作成、結合レポート作成に、商談オブジェクトに加え以下オブジェクトを使用するため、レコード作成、各レコードへの商品の追加を行っておきます。

• 商品オブジェクト
• 注文オブジェクト
• 注文商品オブジェクト

注文レコードは、各商談レコードを参照するよう設定します。

カスタムレポートタイプの作成

以下カスタムレポートタイプを作成します。

レポートタイプの表示ラベル	オブジェクトリレーション	レポートで選択可能な項目
商談_商品	商談 (A) ー 少なくとも 1 つの関連レコードが存在する: 商品 (B)	価格表エントリ: 商品: 商品名 を追加
注文_注文商品	注文 (A) ー 少なくとも 1 つの関連レコードが存在する: 注文商品 (B)	注文: 商談: 商談ID を追加

レポートの作成 – カスタムレポートタイプ使用

作成したカスタムレポートタイプを使用した結合レポートを作成します。
ある商談に紐づく、指定商品における商談時の数量・合計金額と、注文時の数量・合計金額を表示するレポートとするイメージです。

フォルダ

公開レポート

形式

結合レポート

レポートタイプ

• ブロック1：カスタムレポートタイプ「商談_商品」
• ブロック2：カスタムレポートタイプ「注文_注文商品」

アウトライン

• ブロックをまたいでグループ化
  • 商談名
• 列
  • 商談_商品ブロック
    • 取引先名：取引先名
    • 価格表エントリ: 商品: 商品名
    • 数量
    • 合計金額
    • 商談 所有者: 氏名
  • 注文_注文商品ブロック
    • 商品: 商品名
    • 数量
    • 合計金額

検索条件

商談_商品ブロック

項目	条件
表示	すべての商談
作成日	常時
価格表エントリ: 商品: 商品名	次の文字列と一致する　商品０１,商品０２

注文_注文商品ブロック

項目	条件
表示	すべての注文
作成日	常時
商品: 商品名	次の文字列と一致する　商品０１,商品０２

レポートの表示 – カスタムレポートタイプを使用したレポート

システム管理者ユーザでログインして表示

商談6レコード分が表示されます。

レポート表示ユーザでログインして表示

「商談_商品ブロック」にレコードが表示されません。

商談オブジェクトのカスタムレポートタイプを使用しており、商談オブジェクトの組織の共有設定が「公開/参照のみ」であることにより、ロール階層において実行ユーザと同じかそれより下のロールを持つユーザが所有する商談のみ表示されますが、レポート表示ユーザの属するロールまたはそれより下のロールで所有する商談は存在しないためです。

ただし、レポート表示ユーザで該当レポートを「編集」する際のプレビュー画面ではレコードが表示されます。

レポート編集時のプレビュー画面では、ロールの絞り込みを実施していないレコードが表示されるためです。

プレビュー時はロールでの絞り込みを実施していないデータが表示されますが、 実行すると実行ユーザのロール階層に応じた絞り込みが実施されるためプレビューとは異なる表示となります。

Salesforceサポート回答より

レポートの作成 – 標準レポートタイプ使用

先程作成した、カスタムレポートタイプを使用したレポートの「商品_商談ブロック」を、標準レポートタイプ使用に変更した結合レポートを作成します。

以下記載する箇所以外は、カスタムレポートタイプ使用時と同様の設定とします。

レポートタイプ

• ブロック1：標準レポートタイプ「商品が関連する商談」
• ブロック2：カスタムレポートタイプ「注文_注文商品」

アウトライン

• 列
  • 商品が関連する商談ブロック
    • 取引先名
    • 商品名
    • 数量
    • 合計金額
    • 商談 所有者

検索条件

商品が関連する商談ブロック

項目	条件
表示	すべての商談
作成日	常時
商談状況	すべて
確度	すべて選択
商品名	次の文字列と一致する　商品０１,商品０２

レポートの表示 – 標準レポートタイプを使用したレポート

システム管理者ユーザでログインして表示

カスタムレポートタイプを使用したレポートと同様のレコードが表示されています。

レポート表示ユーザでログインして表示

システム管理者ユーザと同様のレコードが表示されるようになりました。

標準レポートタイプを使用したことで、ユーザが属するロールでは所持していないが、レポート表示ユーザが表示権限のあるレコードが表示されたことが確認できました。

おわりに

表示されるレコード数が異なるとわかった際、アクセス権限の設定周りを必死に調査してしまいましたが、
今後レポートの表示で意図しない結果となった場合は、各アクセス権限の設定だけではなく、選択したレポートタイプも確認した方がよいことを学びました。

また、この件で初めてSalesforceサポートを頼りましたが、解決につながらないやり取りが何ターンかあったため、的確な回答を得るために端的に詳細を伝えるようにします。

参考

• ナレッジ記事 – 標準およびカスタム商談レポート種別の違い
• Salesforce Help – 結合レポート制限、制限および割り当て

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