世界No.1電子署名サービス「DocuSign(ドキュサイン)」とは|使い方や導入事例を解説

DocuSign
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DocuSign(ドキュサイン)はアメリカに拠点を置く、世界屈指の電子署名サービスです。

Facebookやユニリーバ、オリンパスなど、名だたる企業が導入しており、導入実績も豊富な点が特徴です。

世界的に知名度が高いドキュサインですが、他の電子署名サービスとの違いや、導入するメリットなど、気になる点も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、電子署名サービスであるドキュサインの概要から、世界中から支持を得ている理由を中心に解説します。

合わせてドキュサインの導入事例も紹介しますので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

電子署名サービス「DocuSign(ドキュサイン)」とは

DocuSign(ドキュサイン)(以下、ドキュサイン)とは、アメリカ・サンフランシスコに拠点を置くDocuSign, Inc.が提供する電子署名サービスです。

2003年に創業して以来、180ヶ国以上で50万社を超える導入実績を持ち、世界トップレベルの人気を誇ります。

またドキュサインは、金融・医学など業界問わず使用されているほか、自治体でも導入されています。

ドキュサインで改善できる課題

ドキュサインの導入によって、具体的には以下のような課題の改善が見込めます。

  • 社内のペーパーレス化
  • スピーディーな手続き
  • 経費削減

ドキュサインでは、電子上で書類の作成、電子署名、取引先への送付などの業務の流れをペーパーレス化し、相手とのスピーディなやり取りや従業員の負担軽減につなげられます。

したがって、これまで紙を使って契約書や請求書を作成していた場合は、ドキュサインによって大幅な業務効率の改善が見込めるでしょう。

また電子署名の活用によって、紙代・インク代・電気代・印紙代といった経費が発生しないため、書類発行でかかっていたコスト削減も可能です。

一例を挙げると1年間に500件の契約書を発行・送付する企業の場合、約60万円ほどのコスト削減が見込めます。(※紙代3円、印刷代100円、郵送代120円、印紙税200円として計算)

ドキュサインで使用できる機能

ドキュサインには、安全性や業務効率を向上させるために、さまざまな機能を備えています。具体的には以下の通りです。

  • 組織管理機能:ユーザー管理・権限付与
  • インテグレーション機能:ほかのアプリケーションとの連携
  • 一括送信機能:複数宛先への一斉送信

組織管理機能では、ユーザーの権限を一元管理できるため、内部のセキュリティ管理をシンプルに行えるメリットがあります。

またインテグレーション機能では、SalesforceやMicrosoft、Googleといった、350種類以上のアプリケーションと連携が可能であり、業務フローの短縮が期待できます。

さらに取引先や自社従業員など複数の宛先にまとめて一括送信できるため、個別に送信する手間を省けます。

ドキュサインが世界中から支持される理由

世界中に数多ある電子署名サービスの中で、なぜドキュサインは多くの企業で支持されているのでしょうか。

ドキュサインが世界中の企業から支持される4つの理由をご紹介します。

世界180か国以上、44言語の署名が可能

ドキュサインが世界中の企業から支持される理由として、適用国・言語の広さが挙げられます。

ドキュサインは2021年現在、世界180ヶ国以上に対応しているほか、44言語での電子署名が可能です。

そのため日本国内はもちろんのこと、海外の取引先と電子契約を締結する際にも利用できるツールです。

またドキュサインは各国の電子署名ついての法律にも準拠しているため、それぞれの国で安全に使用できることも、人気を集める理由だと言えるでしょう。

豊富な導入実績

ドキュサインはその豊富な導入実績から、多くの企業に支持される理由がうかがえます。

ドキュサインは、世界50万社以上の企業、800にも及ぶ自治体や政府組織で導入されており、数億人のユーザー数を誇る電子署名サービスです。

特筆すべきなのは、世界の金融サービス企業上位15社のうち10社、世界のテクノロジー企業トップ10のうち7社など、世界トップレベルの企業がドキュサインを導入しているという点です。

こうした世界基準の企業が利用していることからも、ドキュサインが高い質のサービスやプロダクトを提供していることがうかがえます。

世界水準のセキュリティ担保

ドキュサインは世界水準のセキュリティが担保されている点も、多くの企業や組織から支持される理由の一つです。

ドキュサインは、ISO27001:2013の認定を筆頭に、現段階において最高レベルに厳しいグローバルセキュリティ基準を満たしています。

そのため情報漏洩や、ウイルス感染といったリスクを減らしながら、安心して電子署名を活用できます。

またセキュリティ・アシュアランス・プログラムと呼ばれる、ドキュサイン独自のセキュリティシステムを採用しており、人材・プロセス・プラットフォームなどの強化を行っています。

具体的には以下のような取り組みが行われています。

  • ドキュサインの全従業員に対してセキュリティトレーニングを実施
  • 組織全体のリスク管理・戦略・実装を監督するセキュリティ評議会の設置

このようにドキュサインでは、常に世界基準のセキュリティを担保するべく、日々改善・改良が実施されています。

視覚的に分かりやすい設計

ドキュサインが世界中の企業から支持される理由として、視覚的に分かりやすい設計である点も挙げられます。

ITツールと聞くと、操作や使用方法が難しく、使いこなしにくいイメージがありますが、ドキュサインは、初めて利用する方にも視覚的に分かりやすい設計に工夫されています。

ドラッグ&ドロップだけで管理者設定を行えるほか、たくさんステップを踏むことなく電子署名を付与できるなど、シンプルなシステムを採用しています。

またスマートフォン向けの専用アプリもあるため、移動中や外出先で、急に電子署名が必要になったときにも便利です。

ドキュサインの適法性

日本国内では電子署名の適法性が認められており、安心してドキュサインを使って電子署名行えます。

日本において電子署名が適法であることは、電子署名及び認証業務に関する法律(電子署名法)や民法等によって示されています。

具体的には、以下3つの理由から電子署名には適法性があるとされています。

  • 手書きの署名や捺印は必須ではない
  • 契約書の形態は自由
  • 電子契約は法的証明力をもつ

そもそも契約書や請求書を発行する際に、必ずしも印鑑・手書きのサインは必要であると明文化されておらず、電子署名で十分に法的効力を有します。

また契約書の形態に対しても、厳格な制限は法律上では定められておらず、紙・口頭・電子契約のいずれの方法でも、契約書の効力を持ちます。

加えて電子署名を付与した電子文書は、法的証明力も有するため、裁判所に証拠として提出することも可能です。

このように電子署名は適法性があり、ビジネスでも問題なく使用できます。

電子署名の適法性について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事も是非ご覧ください。
電子署名の適法性とは|電子契約に関係する法律や活用例

※参照
日本における電子署名の適法性|DocuSign

ドキュサイン導入で得られるメリット

ドキュサインを導入することで得られる主なメリットは、業務の効率化とコスト削減です。

これまで一般的であった押印や手書きのサインと異なり、どのようなメリットを得られるかご紹介します。

業務効率化

ドキュサインの導入によって、業務の効率化が期待できます。

従来は紙文書で契約書を発行し、プリンターでの印刷や上長からサインをもらった上で、取引先に郵送するという流れが一般的でした。

このようなフローだと、時間がかかるだけでなく、従業員の業務負担も増え、結果として企業の生産性低下につながりやすくなります。

一方ドキュサインでは、契約書の発行から、取引先への送付まで、電子上だけで一連のプロセスを進められます。

そのため契約書発行に必要な時間の短縮や、業務プロセスが簡素化されます。より重要度の高い業務に時間を使いやすくなり、生産性向上も期待できるでしょう。

コスト削減

ドキュサインは、発行から送付まで電子上で行えるため、紙代や印刷代、郵送料のがかからないほか、郵送料も必要ありません。

また紙の契約書を用いる際に印紙代は、電子署名を付与した電子契約書を使用する場合、納税が不要である点からも、ドキュサインの活用によってコスト削減が期待できます。

ドキュサインの使い方(1)送信方法

ドキュサインは電子署名を初めて使用する方でも、視覚的に分かりやすい設計となっており使いやすいのが特徴です。

しかしいくら使いやすいとはいえ、紙媒体での取引と異なり電子上でのやり取りは、最初戸惑うこともあるでしょう。

ドキュサインを最大限に使いこなすためにも、どのような方法で電子文書を送信するかを解説します。

電子署名はエンベロープ(封筒)で管理

ドキュサインの電子署名は、エンベロープ(封筒)で管理をしています。

エンベロープとは電子的な封筒のことで、電子文書や署名者に関する情報が含まれています。

なおエンベロープに電子文書を送った時点で、送信が完了するため、プロセス自体のキャンセルができない点には注意が必要です。

ただし送信側、受信側いずれかの署名者が署名を終えていない場合、電子文書の差し替えや、署名者の追記が可能です。

具体的な送信方法

ドキュサインで、電子文書を取引先に送付するには、以下3つのステップを踏む必要があります。

(1)文書のアップロード

まず電子署名を付与する書類を準備したあと、システム上の「今すぐ開始ボタン」をクリックし、文書をアップロードします。

(2)詳細情報の記載

文書がシステム上に追加されると、受信者情報(氏名・メールアドレス)と、署名欄に送るメールの件名、メッセージ内容を入力するように求められます。

(3)電子文書の送信

必要項目をそれぞれ入力し最後に「送信」を押すと、自動的にエンベロープに電子文書が送られます。

ドキュサインでは上記一連の流れを通し、送信が完了します。

ドキュサインの使い方(2)受信方法

次にドキュサインを使って、相手から電子文書を受信する場合の流れについて、以下3つのフローに分けて解説します。

(1)通知メールの受信

まず、取引先から電子署名が必要な文書が送付された旨が記載された通知メールが届くため、本文に掲載されているリンク先をクリックします。

このときアクセスコードが設定されている場合、アクセスコードを合わせて入力します。必要に応じて相手側に確認しましょう。

(2)電子署名の付与

電子文書を開封し中身を確認したあと、システム上の「開始」ボタンをクリックし、必要な箇所に電子署名を付与します。

(3)完了ボタンを押す

最後に電子文書のコピーが必要であれば保存をし、完了ボタンを押すと、受信が終わります。

ドキュサインを導入して成功した会社の事例

最後にドキュサインを導入して、成功した会社の事例をご紹介します。

これからドキュサインの導入を検討している方は、どのように活用できるか参考にしてみましょう。

サンタンデール銀行(イギリス)

まずはサンタンデール銀行のイギリス支社におけるドキュサイン導入事例をご紹介します。

イギリスのサンタンデール銀行では、経営方針として顧客体験向上を重視し、デジタル化の一環としてドキュサインの導入を始めました。

これまでは法人顧客が融資を受ける際、申込み・審査・契約までの手続きが煩雑で、実際に融資を受けるまでに時間がかかる点に、顧客からの不満が多いことに課題を抱えていました。

そこでドキュサインを導入することで、顧客が窓口に訪問する手間や、書類を送付する作業を減らすことに成功し、根本的なプロセス改善につながりました。

オリンパス

次は日本を代表する光学機器・電子機器メーカーである、オリンパス株式会社の導入事例を紹介します。

電子機器や医療向け機器を製造するオリンパス株式会社では、社内からのアイデアを通じて、ドキュサインの導入を開始しました。

導入前は上長不在時の承認や、異なる拠点間での契約締結に時間を要していることを、解決すべき課題と捉えていました。

ドキュサインを導入することで、非効率な業務フローを改善し、最長2ヶ月かかっていた契約締結が、現在では1〜2日まで短縮しています。

さらにドキュサインの年間利用料は、従来かかっていた4ヶ月分の印紙代・郵送費で賄える計算で、コストの削減も成功しました。

Facebook

3つ目は、世界的に有名なIT企業のFacebookの導入事例をご紹介します。

2012年から2020年にかけて、月間アクティブユーザーが10億人から27億人にまで増加したFacebookですが、社内プロセス全体に課題を抱えていました。

そこでFacebookは、以下3つの課題解決のために、ドキュサインを導入することにしました。

  • オンボーディングに関する時間の削減
  • 採用通知書から入社までのプロセス効率化
  • ペーパーレス化の推進

導入検討からわずか4週間と、スピーディーにドキュサイン導入を決めたFacebook。

結果として20万件以上もの書類の電子化や、オンボーディングプロセスの自動化に成功しています。

さらに新入社員への採用通知をドキュサインの電子署名で、送信・署名を行うことで、人事プロセスの短縮も実現しました。

まとめ

ドキュサインは、世界トップクラスの導入実績やセキュリティ、サービスの質が担保された電子署名サービスです。

世界を代表する企業でも導入されており、ドキュサインによって多くの企業で業務プロセスの根本的な改善や、企業の業務効率向上、コスト削減が実現されています。

ぜひ業務で発生していた課題をドキュサインで解決していきましょう。

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