電子署名は、時間がかかっていた契約プロセスの簡素化や、従業員の業務負担の軽減、費用削減などに有効です。では実際に電子署名を導入することで、どれくらいコストを抑えられるのでしょうか。

本記事では電子署名の概要から、電子署名の導入によって削減できる具体的な費用を解説します。

電子署名とは

電子署名とは、紙文書に対して使用していた印鑑に相当し、署名した本人確認や電子文書が改ざんされていないことを証明するものです。

第三者機関である認証局の厳しい審査によって発行される電子証明書と紐付いており、取引先に信頼性を与えられる特徴があります。

電子署名を導入するメリットの一つとして、コストカットが挙げられます。契約書類等のペーパーレス化によって紙を用いる必要がなくなるほか、保管に関する費用等を抑えられます。

電子署名で削減できる費用(コスト)

電子署名を導入すると、これまで企業内で発生していた、さまざまな費用削減が可能です。具体例を挙げると以下の通りです。

例えば1年間に500件の契約書を紙の形態で発行・送付する場合、20万円を超える費用がかかります。（※紙代3円、印刷代100円、郵送代120円、印紙税200円として計算）

さらに上記の費用に加えて、紙文書の発行や発送処理などの事務作業に必要な人件費もかかってきます。

一方電子署名は電子上でやりとりを行うため、紙代、印刷代、郵送代といったコストを削減できます。

また電子署名を活用すると、印紙税の節税対策につながります。

印紙税とは、紙媒体で契約書を発行する際に課税される税のことで、課税対象となる契約金額に基づき、納税義務が生じます。

印紙税法によると、電子署名は印紙税が発生する紙文書の作成・交付に該当しないため、税金を納める必要がなく、印紙税を払わなくて良いメリットがあります。

ドキュサイン(DocuSign)とは、2003年にアメリカ・カルフォルニア州で創業したDocuSign Inc.が提供する電子署名サービスです。

電子契約サービスのパイオニアとの評価を受けており、世界180ヶ国で50万社以上の導入実績があります。

日本法人であるドキュサイン・ジャパンは2015年に設立され、日本国内でもペーパーレスやテレワークなどのDX化を進める大企業を中心に支持を受けています。

ドキュサイン(DocuSign)は、企業のコストカットだけでなく、業務効率の改善に効果のあるツールです。

通常紙媒体の契約書を発行するためには、以下のプロセスを踏む必要があります。

しかしドキュサイン(DocuSign)を導入することで、上記のプロセスを電子上で完結できるようになります。

従業員の業務負担軽減につながるほか、時間や場所を選ばずに契約書の発行できるため、テレワーク環境でも円滑に業務を進めたい企業に最適です。

ドキュサイン(DocuSign)は、個人向けの「Personal」、企業向けの「Standard」・「Business Pro」と、3つの料金プランを提供しています。

全プランで電子署名や送信した文書の進捗状況の追跡できますが、利用可能なユーザー数、その他の機能に違いがある点に気を付けましょう。

企業向けプランでは、送信した電子文書の有効期限を通知するリマインダー機能、電子文書の一括送信など便利な機能を利用できます。

	Personal（個人向け）	Standard（企業向け）	Business Pro（企業向け）
ユーザー数	1ユーザー	最大3ユーザー	最大3ユーザー
主な機能	・文書を送信して電子署名を依頼： 1か月5回まで・スマートフォン向けアプリ・電子文書のリアルタイム追跡	・Personalプランの機能・文書を送信して電子署名を依頼：制限なし・送信した電子文書のリマインダー・電子文書に対するコメント	・Standardプランの機能・署名者に対する電子署名と支払い・署名者に対する添付書類（運転免許書等）の依頼・2要素認証による高度なセキュリティ機能