電子署名とは|仕組みや導入メリット把握でペーパーレス時代を先取り

電子署名とは|仕組みや導入メリット把握でペーパーレス時代を先取り DocuSign
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最近では契約書や請求書などを電子データでやり取りする際、電子署名が活用される機会が多くなりました。

電子署名は当人性の担保や改ざんリスクが少なく、法的効力の強い承認方式であるため、機密性の高い文書等で使用される機会が増えています。

しかしこれまで紙媒体を用いて契約書等を締結していた場合、電子署名の適法性やプライバシーの保証などに疑問を抱いている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、電子署名の概要から役割、メリット・デメリットを細かく解説します。

これから電子署名の導入を検討している方は、この機会に電子署名の適法性や特徴を確認していきましょう。

電子署名とは

電子署名とは

電子署名とは、紙文書における押印やサインと同等の効力を有し、電子文書における本人性の担保や非改ざん性を証明する承認方式です。

電子署名を使用する際、認証局と呼ばれる第三者機関の承認が必須とされています。

認証局を経由して厳密な本人確認が行えるため、通常の電子サインよりも高い法的効力を示せるのが特徴です。

電子署名は契約の安全性や法的効力の観点から注目を集めており、公的機関や民間企業など、幅広く活用されています。

電子署名の役割

電子署名には電子文書の記載内容について、第三者による改ざんを防ぐ役割を有しています。

電子署名は、本人でしか取得できない電子証明書を用いるため、受け取り手に対して、電子文書内容の正当性を保証できる特徴を備えています。

他にも電子文書に電子署名を付与すると、改ざんの恐れがあると警告が表示されるなど、第三者による改ざんが防止される仕組みが備わっています。

電子署名の活用方法

電子署名は民間企業や公的機関を問わず、以下のような幅広い場面で活用されています。

  • 法人間の商取引契約(秘密保持契約、調達に係る文書、販売契約書等)
  • 人事関連文書(福利厚生関連の文書、その他新入社員の採用手続に係る文書等)
  • 消費者関連契約書(リテール口座の新規開設に係る文書)
  • 一定の不動産関連文書(売買契約、一般賃貸借契約、その他住宅用不動産及び商業用不動産に関連する文書)
  • IP譲渡契約

(参考:日本における電子署名の適法性|DocuSign

公的機関における電子署名の活用方法としては、法人登記や納税申請などが挙げられます。

従来は窓口に直接赴いて提出する必要があった上記のような資料でも、最近では電子署名を活用することで、自宅や職場から手軽に申請できるようになりました。

加えて国や行政が発注する公共事業に対する電子入札に関しても、電子署名の導入が進んでいます。

このように紙文書でのやり取りを電子署名に切り替えることで、紙文書と同等の法的効力を担保しつつ、ペーパーレスや業務効率化などにつながっています。

電子署名の仕組み

電子署名には、「秘密鍵」と「公開鍵」と呼ばれる鍵があり、電子署名の当人性を担保する重要な仕組みを担っています。

通常、印鑑やサインは目視によって照合を行いますが、電子署名では、「公開鍵暗号」と呼ばれる電子的な技術を用いて、署名者が本人であることを確認します。

まず秘密鍵とは、電子署名を付与する電子文書を発行する側が、文書データを暗号化するために使用される鍵を指します。

文書データを暗号化した後、受け取り手側に対し、電子文書と公開鍵を送ります。

この公開鍵とは、暗号化されたデータを再び文書として読める状態にする機能(=復号化)を備えています。

受け取り手側がデータの復号化に成功した場合、公開鍵に対応した秘密鍵は、送信者側だけが持っていることとなるため、送信者が電子署名を行った本人であることが証明されます。

このように電子署名は、秘密鍵と公開鍵をセットにし、署名者本人の正当性を担保する仕組みが備わっています。

電子署名が適法である理由

日本において電子署名が適法であることは、電子署名及び認証業務に関する法律(電子署名法)や民法等によって示されています。

具体的には、これから説明する3点が電子署名の適法性を示す根拠となります。

電子署名の適法性についてさらに詳しく知りたい方は以下の記事も併せてご覧ください。
電子署名の適法性とは|電子契約に関係する法律や活用例

※参照
日本における電子署名の適法性|DocuSign

>必ずしも手書きの署名や捺印は必須でない

一つ目に挙げられるのは、日本の法律において、契約を取り交す際に必ずしも手書きの署名や捺印が必須でない点です。

これまでの習慣から「契約書に押印やサインをするのは当たり前」と捉えがちですが、法律に即するとこれらは必ずしも必要ではありません。

ただし規模の大きい建設工事や、法定書式要件を必要とする契約など、契約内容に関しては正当性を示す署名を行う必要があります。

このように契約書によっては、押印やサインが必須な場合もありますので、注意しましょう。

契約書の形態は自由

二つ目は、契約書の形態が自由である点です。

民法によると、当事者間同士が同意をすれば、契約書の形態に制限はないと定められています(民法第522条2項)。

よって紙文書や口頭、電子データ、いずれの場合でも、契約が成立しているとみなされます。

ただし大規模建設工事の契約や、法定書式要件の対象である契約などは、契約書を締結する必要があります。

法的証明力をもつ電子契約

電子署名を付与した電子契約は、法的証明力を有します。

したがって電子上で交わした契約であっても、紙文書が証拠として効力を持つのと同様に、電子データに関しても法的証明力を有ているため、訴訟の証拠材料にも活用できます。

電子署名と電子サインの違い

電子署名と電子サインの違い

電子署名と合わせて「電子サイン」という言葉もよく耳にするのではないでしょうか。

電子サインは、電子文書におけるさまざまな署名を含んだ広い概念であり、電子署名は電子サインの中でも、より法的拘束力を有する承認方式です。

ここでは混同しやすい電子署名と電子サインの違いについて、改めて整理して理解を深めましょう。明確な違いがあるため、言葉の使い分けに注意が必要です。

本人確認の正確さ・法的効力

電子署名と電子サインは、本人確認の正確さや法的効力に違いがあります。

まず電子サインは、電子文書に署名を行うプロセス全体を指しており、一般的な営業契約、注文、請書処理といった広範囲の文書に使われます。

電子サインの形態としては、電子デバイス上に表示される電子文書に対して、指やタッチペンを用いてサインする承認方法が一般的です。

電子サインは、本人による署名を前提としますが、本人性を担保する証明力が電子署名よりも乏しく、第三者が不正に署名を行うことも不可能ではありません。

一方の電子署名とは電子サインのうち、より高い本人確認性や法的効力を持つ承認方法を指します。

電子署名は第三者機関である認証局にて電子証明書を取得する必要があることから、厳密な本人確認が行えるのが特徴です。

したがって契約の安全性や、法的効力の観点からビジネスシーンや公的機関でも導入されており、幅広く活用されています。

契約相手への負担

電子署名と電子サインでは、契約相手への負担にも違いが見られます。

電子署名を用いて電子契約を行う際には、契約相手にも電子証明書の発行をお願いする必要があります。もし契約相手が電子署名を利用していない場合、電子証明書を発行するコストや手間が発生するため、結果として相手方に負担を与えることとなります。

その点、電子サイン電子契約を行う場合は、特に相手に用意してもらう必要はありません。電子デバイスを用いて担当者の氏名や会社名を記入するため、手軽に契約を締結できるメリットがあります。

電子署名と電子サインの違いについてさらに詳しく以下の記事でまとめています。事前に違いを知っておきたい方は是非こちらもご覧ください。
電子署名と電子サインの違いとは|法的効力や活用方法について解説

電子署名を導入するメリット

電子署名を導入するメリット

本人確認の正確さや法的効力を有する電子署名は、導入する企業にとって多くのメリットがあります。それぞれのメリットを踏まえて、導入する際の参考にしてみましょう。

コスト削減につながる

電子署名を導入する一つ目のメリットとして、コストの削減につながる点が挙げられます。

従来の紙媒体による契約書では、紙代・プリント代・インク代・郵送代・印紙税など、契約書に派生してさまざまなコストが発生していました。

例えば1年間に500件の契約書を発行・送付すると想定してコストを算出すると、1年間で20万円を超えるコストがかかる計算になります。(※紙代3円、印刷代100円、郵送代120円、印紙税200円として計算)

費用項目1枚ごとの単価1年間に発生する費用
紙代3円1,500円
印刷代100円50,000円
郵送代120円60,000円
印紙税200円(契約内容によって異なる)100,000円
合計211,500円

1通1通は少ない経費であるものの、年間で考えるとかなりのコスト負担であることがお分りいただけたのではないでしょうか。

もちろん電子署名を使う際は、電子証明書の発行料や電子署名サービスの利用料が発生します。

しかし紙代や印刷代等といった経費が削れるため、中長期的な視点で捉えると、電子署名を活用することでコスト削減が期待できると言えるでしょう。

電子署名の導入によって削減できる費用やその他のメリットについての詳細は以下の記事をご覧ください。
電子署名は費用削減に有効|費用対効果の高い理由とは

チーム間での連携が取りやすい

2つ目のメリットは、チーム間での連携が取りやすくなる点です。

従来の紙文書はファイリングが必要となるため、保管スペースに加え、担当者以外が探しにくいなどのデメリットがありました。

その点、電子署名を付与した電子文書はクラウド上で管理する場合も多いため、契約に関する担当者以外でもアクセスしやすいメリットがあります。

チーム間で情報共有をしやすい状態であることから、担当者が不在でも電子文書が必要な時に取り出しやすく、業務効率化にもつながるでしょう。

セキュリティが担保されている

3つ目のメリットは、セキュリティが担保されている点です。

電子署名を利用するためには、第三者機関である認証局で電子証明書を発行しなければなりません。

電子証明書は電子署名と紐付けらており、本人のみが発行できる証明書であるため、当人性が保証されています。

また電子署名には、データを暗号化する「公開鍵」が使われており、第三者による閲覧や情報漏洩が防げます。

加えて送信者と受信者がデータ内容を閲覧する際には、「秘密鍵」を使用してデータを復元するため、電子文書の記載内容の改ざんされるリスクも取り除けます。

このように電子署名には、強固なセキュリティが担保されているのが大きなメリットだと言えるでしょう。

電子署名を導入するデメリット

メリットの多い電子署名ですが、デメリットにも気を付けなければなりません。そこで、電子署名を取り扱う際に注意したい点について解説します。

相手への負担が生じる

電子署名のデメリットとして、取引先相手へ負担を与える可能性がある点が挙げられます。

電子署名を使用する際は、相手側も電子証明書の発行や、電子署名ツールの導入が必要です。

電子証明書の種類や有効期限によって異なりますが、電子署名を取得するためのコストが少なからず発生するため、相手側に金銭的な負担を与えることになります。

もし電子署名を利用した電子契約を進める際には、相手側に同意を得てから進めると良いでしょう。

一部利用できない文書がある

電子署名には一部利用できない文書がある点も、デメリットだと言えます。

電子署名は一般的な請求書や契約書等の電子文書に有効ですが、一部電子署名を利用できない文書も存在します。

具体的には以下のような文書が該当します。

  • 訪問販売に係るクーリングオフの書面(特定商取引に関する法律第4条)
  • 媒介による不動産取引における重要事項説明書等の交付文書(宅地建物取引業法35条,37条)
  • 任意後見人契約(任意後見人契約に関する法律)
  • 遺言書(民法)
  • 定款(会社法)
  • 委任状による一定の政府届出
  • 定期不動産賃貸借契約(借地借家法)

(参考:日本における電子署名の適法性|DocuSign

事前に電子署名が利用できる文書であるかを確認した上で、契約書等を発行しましょう。もし判断がつかない場合は、専門家に相談するのが賢明です。

導入時にコストがかかる

電子署名は紙代や印紙代といった経費の削減につながる一方、電子署名を利用するために電子証明書の発行と電子署名サービス登録の双方で費用が発生します。

特に電子署名サービスは、年単位や月額制のサブスクリプションとして提供していることが多く、利用機会が少ないほど割高となる可能性があります。

過去の電子契約の頻度を考慮し、トータルで損にならないようプランを選びましょう。

電子署名サービスDocuSign(ドキュサイン)とは

電子署名サービスのDocuSign(ドキュサイン)とは、アメリカ・カルフォルニア州に拠点を置くDocuSign Inc.が提供する、世界最大の電子署名サービスです。

電子契約の発行から電子署名、クラウド上での保管が一括で行える電子署名サービスであり、世界180ヶ国、50万社を超える企業での導入実績があります。

これまで紙媒体で作成していた書類を電子データとして取り扱い、コスト削減やセキュリティ強化、社内DX化につなげることができます。

最近では日本国内においても、テレワークや業務効率の改善を目的に、DocuSign(ドキュサイン)を導入する企業が増加しています。

DocuSign(ドキュサイン)の特徴

DocuSign(ドキュサイン)は、便利な機能や高いセキュリティ性能を備えており、電子署名サービスを牽引しており、以下3つの特徴を有しています。

・業務プロセスのデジタル化

・幅広いセクションでの導入に対応

・高いセキュリティ性能

上記の特徴からDocuSign(ドキュサイン)を導入することで、業務の効率化書類作成から取引先への送付までをステップをデジタル化することができます。

DocuSign(ドキュサイン)では、「エンベローブ」と呼ばれるクラウド上のシステムに電子文書をアップロードして使用します。

よってさまざまな部署でDocuSign(ドキュサイン)を活用でき、書類の作成、サイン、返送作業などの業務の負担を取り除けるメリットがあります。

またセキュリティにおいては、ヨーロッパで採用されている一般データ保護規則「GDPR」に対応しているほか、セキュアアクセスシステムによって、高いセキュリティ性能を有しています。

まとめ

ここまで電子署名の概要や役割、活用方法について解説しました。ペーパーレスが推進される中、民間企業・公的機関問わず、電子署名の活用が広がっています。

電子署名の導入によって、紙代や印紙代等のコスト削減につながる他、チーム間で情報を共有しやすいなどのメリットがあります。

電子署名の活用には、世界180ヶ国、50万社を超える企業での導入実績を有する電子署名サービス「DocuSign(ドキュサイン)」がおすすめです。

ぜひこの機会に電子署名の活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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