電子署名は費用削減に有効|費用対効果の高い理由とは

電子署名は費用削減に有効|費用対効果の高い理由とは DocuSign
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電子署名は、時間がかかっていた契約プロセスの簡素化や、従業員の業務負担の軽減、費用削減などに有効です。では実際に電子署名を導入することで、どれくらいコストを抑えられるのでしょうか。

本記事では電子署名の概要から、電子署名の導入によって削減できる具体的な費用を解説します。

電子署名とは

電子署名とは

電子署名とは、紙文書に対して使用していた印鑑に相当し、署名した本人確認や電子文書が改ざんされていないことを証明するものです。

第三者機関である認証局の厳しい審査によって発行される電子証明書と紐付いており、取引先に信頼性を与えられる特徴があります。

電子署名を導入するメリットの一つとして、コストカットが挙げられます。契約書類等のペーパーレス化によって紙を用いる必要がなくなるほか、保管に関する費用等を抑えられます。

電子署名についてさらに詳しく知りたい方は以下をご覧ください。
電子署名とは|仕組みや導入メリット把握でペーパーレス時代を先取り

電子署名で削減できる費用(コスト)

電子署名を導入すると、これまで企業内で発生していた、さまざまな費用削減が可能です。具体例を挙げると以下の通りです。

  • 紙代|見積書・契約書・発注書といった書類
  • 印刷代|印刷に必要な電気代やインク代
  • 郵送代|取引先に送付する費用
  • 印紙代|契約文書作成時に発生する税金

例えば1年間に500件の契約書を紙の形態で発行・送付する場合、20万円を超える費用がかかります。(※紙代3円、印刷代100円、郵送代120円、印紙税200円として計算)

費用項目1枚ごとの単価1年間に発生する費用
紙代3円1,500円
印刷代100円50,000円
郵送代120円60,000円
印紙税200円(契約内容によって異なる)100,000円
合計211,500円

さらに上記の費用に加えて、紙文書の発行や発送処理などの事務作業に必要な人件費もかかってきます。

一方電子署名は電子上でやりとりを行うため、紙代、印刷代、郵送代といったコストを削減できます。

また電子署名を活用すると、印紙税の節税対策につながります。

印紙税とは、紙媒体で契約書を発行する際に課税される税のことで、課税対象となる契約金額に基づき、納税義務が生じます。

印紙税法によると、電子署名は印紙税が発生する紙文書の作成・交付に該当しないため、税金を納める必要がなく、印紙税を払わなくて良いメリットがあります。

電子署名サービス ドキュサイン(DocuSign)とは

ドキュサイン(DocuSign)とは、2003年にアメリカ・カルフォルニア州で創業したDocuSign Inc.が提供する電子署名サービスです。

電子契約サービスのパイオニアとの評価を受けており、世界180ヶ国で50万社以上の導入実績があります。

日本法人であるドキュサイン・ジャパンは2015年に設立され、日本国内でもペーパーレスやテレワークなどのDX化を進める大企業を中心に支持を受けています。

ドキュサイン(DocuSign)の特徴

ドキュサイン(DocuSign)は、企業のコストカットだけでなく、業務効率の改善に効果のあるツールです。

通常紙媒体の契約書を発行するためには、以下のプロセスを踏む必要があります。

  • 契約文書の作成と印刷
  • 上長からの押印
  • 取引先への郵送
  • 取引先からの押印と返送

しかしドキュサイン(DocuSign)を導入することで、上記のプロセスを電子上で完結できるようになります。

従業員の業務負担軽減につながるほか、時間や場所を選ばずに契約書の発行できるため、テレワーク環境でも円滑に業務を進めたい企業に最適です。

ドキュサイン(DocuSign)の料金プラン

ドキュサイン(DocuSign)は、個人向けの「Personal」、企業向けの「Standard」・「Business Pro」と、3つの料金プランを提供しています。

全プランで電子署名や送信した文書の進捗状況の追跡できますが、利用可能なユーザー数、その他の機能に違いがある点に気を付けましょう。

企業向けプランでは、送信した電子文書の有効期限を通知するリマインダー機能、電子文書の一括送信など便利な機能を利用できます。

Personal(個人向け)Standard(企業向け)Business Pro(企業向け)
ユーザー数1ユーザー最大3ユーザー最大3ユーザー
主な機能・文書を送信して電子署名を依頼: 1か月5回まで
・スマートフォン向けアプリ
・電子文書のリアルタイム追跡
・Personalプランの機能
・文書を送信して電子署名を依頼: 制限なし
・送信した電子文書のリマインダー
・電子文書に対するコメント
・Standardプランの機能
・署名者に対する電子署名と支払い
・署名者に対する添付書類(運転免許書等)の依頼
・2要素認証による高度なセキュリティ機能
電子署名のプランと価格
ドキュサインのプランと料金が、企業規模や業種業界、利用用途などに合わせてお選びいただます。

いずれのサービスでも、月払いと年間一括支払いのいずれかを選べます。年間一括支払いの場合は、月払いよりも安く抑えられるため、電子署名を頻繁に利用する企業は、年間プランでの契約がおすすめです。

電子署名サービス ドキュサイン(DocuSign)を導入するメリット

電子署名サービス ドキュサイン(DocuSign)を導入するメリット

最後に、電子署名サービスであるドキュサイン(DocuSign)のメリットをご紹介します。

コスト削減や、企業内のチーム間で連携しやすくなる点、強固なセキュリティを備えているのが特徴です。自社で導入前に、どのようなメリットを得られるか確認しましょう。

(1)コスト削減につながる

ドキュサイン(DocuSign)導入における一つ目のメリットは、コスト削減です。

電子署名で削減できるコストでも解説した通り、文書を発行する際の紙代や、プリンターの印刷代など年間を通じて多額の費用がかかります。

加えてドキュサイン(DocuSign)では、ビジネスプロセスのデジタル化を進められるため、労働時間短縮による人的コストの削減にもつながります。

(2)チーム間での連携が取りやすい

ドキュサイン(DocuSign)を導入する二つ目のメリットは、チーム間での連携が取りやすくなることです。

クラウド上での保存に対応しているため、契約に関する担当社員だけでなく、部署全体で共有できます。

担当者が不在であっても、他の従業員が契約書の内容をすぐに確認しやすいため、業務がスムーズに進みやすく便利です。

テレワークによる働き方が普及する中、インターネット環境があれば、いつでもどこでも電子書類を取り扱えられるのは便利

(3)セキュリティが強固なため安心して使える

ドキュサイン(DocuSign)導入における三つ目のメリットは、強固なセキュリティを有している点です。

ドキュサイン(DocuSign)では、セキュリティ機能として強力な暗号化技術を採用しており、機密性の高い文書の送付・保管にも最適な電子署名ツールです。

また全てのプランにに、送信した電子文書の証跡追跡を行える機能が搭載されており、リアルタイムでの進捗状況を確認できます。

紙文書の取り扱いで、課題となりやすかった紛失リスクを心配する必要がないのも、メリットと言えるでしょう。

ドキュサイン(DocuSign)でコスト削減・業務効率化改善が期待できる

今回は電子署名を導入することで得られる、費用削減効果を中心に解説しました。

電子署名は紙代や印刷代といった従来の契約プロセスで発生していたコストが抑えられ、少しでも経費を安く済ませたい企業に最適です。

今回ご紹介した電子署名サービスのドキュサイン(DocuSign)は、企業形態に応じて3つのプランを選択できます。費用削減だけでなく、企業全体の業務効率やセキュリティの向上にも役立つため、ぜひ導入をご検討ください。

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